Dies ist ein Gastbeitrag von Thomas Mangold. Thomas ist besonders gut darin, seine Arbeit und seinen Alltag zu optimieren. Dazu nutzt er u.a. die Software Evernote. Vor einigen Wochen hörte ich seinen Podcast, in dem er davon erzählte, für was er alles Evernote einsetzt. Ich konnte es gar nicht glauben. Auch für seine Reiseplanungen weiß Thomas das Tool zu nutzen. Davon erzählt er Dir jetzt.

Für die Planung und Durchführung von Reisen gibt es sehr viele Apps und noch mehr Möglichkeiten. Nicht nur beim Reisen, sondern auch bei allen anderen Themen die das Selbstmanagement betreffen, gilt für mich der Satz: Je mehr Möglichkeiten, desto komplizierter. Daher freue ich mich, dass Patrick mir die Möglichkeit gegeben hat hier mein System vorzustellen.

Bevor ich damit beginne, möchte ich mich kurz vorstellen. Nein, ich bin kein Backpacker und auch kein Langzeitreisender. Mein Name ist Thomas Mangold und ich bin Coach, Vortragender, Blogger und Buchautor zum Thema Selbst-Management. Wenn ich reise, dann hat das in der Regel drei Gründe:

• Erholung und Entspannung
• Sightseeing, Kultur, Sport
• Fortbildung, Seminare, Vorträge

Ich denke, es ist nicht so wichtig wie lange und wie oft man reist, denn in der Planung, Vorbereitung und Durchführung der Reise gibt es sicher viele Parallelen.

Durch ein gutes Selbst-Management, nicht nur beim Reisen, versuche ich produktiver und effizienter zu leben, zu lernen und zu arbeiten. Ich lebe nach dem Motto „meine Freizeit ist unbezahlbar“ und daher versuche ich so effizient wie möglich zu arbeiten, um so mehr Zeit für unvergessliche Abenteuer und die Erreichung meiner Ziele und Visionen zu haben.

Mein Tool

Ich nutze lediglich ein einziges Tool um meine Reisen zu planen und zu organisieren. Dieses Tool heißt Evernote, denn es bietet alle wichtigen Funktionen um dieser Aufgabe gewachsen zu sein.

In den folgenden Zeilen will ich dir Einblick geben, wie ich Evernote für meine Reisen einsetze.

Evernote ist kein spezifisches Reise-Tool, sondern kann viel mehr. Ich möchte sogar sagen, dass Evernote mein Life-Management-Tool ist.

Evernote ist eine Anwendung, mit der du vor allem Notizen, aber auch Dokumente und Fotos sammeln, ordnen und sehr einfach auch wieder finden kannst. Der große Vorteil von Evernote ist, dass es sich selbstständig auf allen Geräten synchronisiert und auch auf fast allen Betriebssystemen (Windows, Mac, iOS, Android, Blackberry, usw.) einsetzbar ist.

Ich selbst verwende Evernote zum Beispiel für meine Ideen-Verwaltung, meine ToDo-Listen und Planungen, meine Checklisten, als Projekt-Management-Tool, für meine Finanzen ebenso wie für mein Fitness-Training, für Anleitungen, Gebrauchsanweisungen und Tutorials, als Archiv und natürlich auch meine Reisen. Und damit wären wir auch schon beim Thema.

Planungsphase

Zu allererst steht natürlich die Planung der Reise an. In meinem Stapel-Notizbuch „Reisen“ habe ich daher ein Notizbuch mit dem Namen „Reiseplanung“. Dort sammle ich alle Informationen, die ich für eine bestimmte Reise benötige, in einer Notiz. Hotel-Angebote, Ticketpreise diverser Airlines, Besonderheiten des Reiselandes (wie Visa, Impfungen), usw.!

Außerdem unterscheide ich, ob ich alleine Reise, oder in Begleitung. Reise ich in Begleitung, teile ich diese Notiz mit allen Beteiligten. So hat jeder die Möglichkeit, Dinge hinzuzufügen und zu verändern.

Buchungsphase

Sind alle Angebote ausgewertet, entscheide ich mich für einen Flug, ein Hotel und diverse andere Dinge wie zum Beispiel Mietwagen, oder Kultur- und Sportveranstaltungen.

Dazu erstelle ich ein neues Notizbuch mit dem Namen der Reise, also zum Beispiel „DFB Cup Finale Berlin“.

Buche ich das Hotel, den Flug und alles andere, bekomme ich in der Regel Buchungsbestätigungen via E-Mail. Diese leite ich dann in dieses Notizbuch weiter. Das funktioniert ganz einfach durch zwei Klicks auf den „Evernote Webclipper“ im Browser.

In meinem Notizbuch „DFB Cup Finale“ landeten also die Flugbuchung, der Hotel-Voucher, die Bestätigung für den Kauf der Tickets, eine Tischreservierung für ein gutes Lokal in Berlin und alles andere, das mit dieser Reise zu tun hat.

Vor Reiseantritt

Bevor es dann zum Flughafen geht, gilt es natürlich zu packen um nichts Wichtiges zu vergessen. Dafür habe ich schon alles vorbereitet, denn in meinem Notizbuch „Vor Reiseantritt“ befinden sich meine Packlisten. Ich habe für folgende Reisen eigene Packlisten erstellt:

• Sommerurlaub
• Skiurlaub
• Fortbildung, Seminar, Vortrag
• Seminare und Vorträge die ich selbst halte
• Städtetrip
• Sport-Camp
• Wander-Urlaub

Mehr brauche ich nicht, zumindest im Moment. Ich habe alle diese Packlisten genau auf meine Bedürfnisse angepasst. So kann ich in der Gewissheit nichts vergessen zu haben, die Reise antreten.

Außerdem teile ich das Reise-Notizbuch (also zum Beispiel „DFB Cup Finale“) vor Reiseantritt mit meinem Bruder und meiner Mutter. So haben sie im Notfall Zugriff auf meine Reisedaten und wissen wo sie mich erreichen können.

Screenshot aus Thomas‘ Evernote-Konto

Auf Reisen

Ich verwende Evernote natürlich auch während der Reisen. Da man Evernote auch perfekt auf allen mobilen Geräten nutzen kann, ist es perfekt dafür geeignet.

Ich nutze es um Fotos zu speichern, meine Reiseeindrücke niederzuschreiben und natürlich auch für die weitere Organisation der Reise vor Ort.

Ein weiterer großer Vorteil von Evernote ist, dass man Notizbücher auch lokal am Smartphone oder Tablet speichern kann. Damit ist man nicht von einer Internetverbindung im Ausland abhängig.

Eines dieser lokal gespeicherten Notizbücher ist zum Beispiel jenes mit dem Namen „Wichtige Dokumente“. In diesem Notizbuch habe ich alle Dokumente und Unterlagen gespeichert, die ich auf Reisen benötigen könnte. Darunter fallen Scans vom Reisepass, Führerschein, diverse Notfall-Nummern und ähnliches.

Selbst wenn mir auf einer Reise alles gestohlen wird, habe ich von jedem PC dieser Welt aus Zugriff auf diese wichtigen Dokumente und auf meine Reiseunterlagen.

Nach der Reise

Ist die Reise beendet und ich bin wieder zurück in Wien, lösche ich die nicht mehr benötigten Unterlagen, wie Flug- und Buchungs-Bestätigungen.

Meine Reiseerinnerungen archiviere ich mit dem Datum und dem Namen der Reise. So kann ich meine Erinnerungen daran immer wieder auffrischen.

Letzter Schritt ist die Adaptierung der Packlisten. Habe ich etwas vergessen? Hatte ich zu viel mit? Diese Dinge werden aktualisiert um auf die kommende Reise noch besser vorbereitet zu sein.

Fazit für mein Selbst-Management

Mit dem Tool Evernote und dieser Vorgehensweise bin ich auf jede Reise optimal vorbereitet. Auch im Notfall, der hoffentlich nie eintritt, bietet mir diese Vorgehensweise eine hohes Maß an Sicherheit und Unabhängigkeit.

Wenn du mehr über mich und meinen Blog – bzw. über die vielen anderen Dinge für die ich Evernote verwende – erfahren möchtest, würde ich mich sehr freuen, wenn du mir einen Besuch auf Selbst-Management.biz abstattest.

In diesem Sinne wünsche ich liebe Grüße aus Wien,

Thomas

Nachtrag von Patrick: Ich nutze Evernote selbst jeden Tag für meine Arbeit, habe aber offensichtlich noch viel Potential. Thomas hingegen mag Evernote so sehr, dass er gleich ein sehr erfolgreiches Buch darüber geschrieben hat: Evernote – Mein Life-Management-Tool.

An die Evernote-Kenner: Habe ich das Artikelfoto nicht hervorragend gewählt?